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Come far valere all’estero un atto notarile italiano?

diritto esteroUn atto notarile italiano per produrre i suoi effetti all’estero deve essere legalizzato.

In cosa consiste la legalizzazione dell’atto notarile?

Il procedimento di legalizzazione si compone di due fasi distinte:

  1. la prima fase consiste in un’autentica di firma apposta, sotto la firma del notaio, dalla Procura della Repubblica nel cui territorio si trova la sede notarile del notaio rogante o autenticante le firme. La funzione di tale autentica è quella di attestare la qualifica di Pubblico Ufficiale del notaio nonché l’autenticità della sua firma;
  2. la seconda fase prevede che il documento legalizzato dalla Procura della Repubblica debba essere portato al consolato del Paese estero ove l’atto notarile dovrà essere fatto valere. Il consolato legalizza la firma del Procuratore della Repubblica italiano attestandone l’autenticità e la qualifica.

L’atto notarile dopo tali formalità produce effetti anche nel paese estero e si presenta con tre firme ufficiali:

  • la firma del notaio che roga l’atto ovvero che autentica la firma delle parti nel caso di scrittura privata autenticata;
  • il timbro della legalizzazione relativa alla firma del notaio, apposto e firmato dal Procuratore della Repubblica competente;
  • il timbro della legalizzazione relativa alla firma del Procuratore della Repubblica apposto e firmato dal consolato del paese estero al quale è destinato l’atto notarile.

È necessaria una traduzione dell’atto notarile?

L’atto notarile italiano dovrà essere tradotto nella lingua del paese estero al quale è destinato. La traduzione deve essere effettuata da un traduttore il quale dovrà giurare la conformità di essa al testo originale davanti al cancelliere del Tribunale ovvero davanti a un notaio.

Ci sono procedimenti semplificati rispetto alla legalizzazione dell’atto notarile?

Il procedimento della legalizzazione non è applicabile in quei paesi che hanno sottoscritto delle convenzioni internazionali volte ad agevolare la circolazione degli atti giuridici tra i paesi aderenti. Le principali convenzioni internazionali sono due:

  1. convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 ratificata in Italia con L. 1252/1966;
  2. convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 ratificata in Italia con legge 106/1990.

Come trasferire la sede sociale in un paese dell’UE?

diritto societarioPer internazionalizzare un’azienda ci sono molti fattori da considerare e tra questi la decisione di trasferire la sede sociale in un altro paese dell’Unione Europea.

Come può avvenire il trasferimento della sede sociale in un paese dell’UE di una società italiana?

Il trasferimento della sede sociale di una società italiana in un altro paese comunitario può avvenire, alternativamente, mantenendo la legge italiana a disciplinare le regole sociali oppure  assumendo la legge del paese di destinazione. Qui si affronta il secondo caso, quando oltre alla sede legale la modifica coinvolge anche l’assetto delle regole organizzative della società.

Ci sono impedimenti al trasferimento della sede legale in un altro paese UE?

No, l’operazione straordinaria in oggetto, all’interno dell’Unione Europea, deve ritenersi sempre consentita in ossequio al principio di libertà di stabilimento previsto dal Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea.

Va adottato un nuovo statuto sociale?

Sì, la dottrina definisce questa operazione trasformazione internazionale perché comporta l’adozione di un nuovo assetto organizzativo della società; ad esempio se una SRL italiana trasferisce la sua sede in Spagna con abbandono dell’ordinamento giuridico italiano dovrà adottare uno statuto corrispondente allo stesso tipo sociale del paese d’arrivo (nel caso di specie la S.L. spagnola).

Come va assunta la decisione sociale di trasferire la sede sociale all’estero?

La decisione dei soci avviene in assemblea e la delibera deve essere assunta con i quorum costitutivi e deliberativi previsti per le modifiche dello statuto sociale. In conformità alla legge, la verbalizzazione dell’assemblea deve essere effettuata da un notaio, pubblico ufficiale, che è tenuto a compiere il controllo di legalità.

Se uno dei soci non è d’accordo a trasferire la sede sociale all’estero, che tutele ha?

Al socio dissenziente spetta il diritto di recesso. Ciò può comportare un vero e proprio impedimento all’operazione in quanto la quota di partecipazione del socio receduto va liquidata a valore di mercato; questo potrebbe creare delle difficoltà finanziarie alla società.

Per la legge italiana cosa occorre fare?

Una volta sottoscritto il verbale in forma notarile questo deve essere pubblicizzato nel registro delle imprese del luogo ove è ubicata la sede italiana della società entro trenta giorni. Con questa prima formalità pubblicitaria si dà notizia ai terzi che la società intende trasferirsi all’estero e assoggettarsi all’ordinamento giuridico del paese di destinazione. In questa fase la società non può ancora essere cancellata dal registro imprese italiano in quanto è necessario, svolgere prima l’iscrizione della società nel registro delle imprese del paese di destinazione.

Nello stato comunitario di destinazione cosa occorre fare?

L’atto notarile del notaio italiano deve essere depositato presso un notaio del paese di destinazione (o altra autorità equivalente) che procederà all’iscrizione della società nell’equivalente registro delle imprese straniero producendo i documenti necessari.

Quando è possibile cancellare la società dal registro imprese italiano?

La società, adempiuti gli obblighi pubblicitari previsti dal paese di destinazione, deve richiedere entro trenta giorni la cancellazione dal registro imprese italiano presentando apposita attestazione che comprovi l’avvenuta iscrizione della società nel registro delle imprese del paese di destinazione.

Far valere un atto notarile italiano all’estero con l’apostille

diritto giustiziaFar valere un atto notarile italiano verso i paesi esteri che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata in Italia con L. 1252/1966, è più semplice rispetto al procedimento ordinario della legalizzazione, grazie alla c.d. apostille.

In cosa consiste l’apostille?

Si è visto che il procedimento ordinario di legalizzazione si compone di due fasi distinte che prevedono l’intervento, prima, della Procura della Repubblica e, poi, del consolato del paese estero a cui è destinato l’atto notarile italiano. La semplificazione dell’apostille consiste nel considerare sufficiente l’intervento della Procura della Repubblica italiana senza che sia necessario recarsi presso il consolato del paese estero. Dal punto di vista pratico l’apostille si manifesta con un timbro apposto dopo la firma del notaio e sottoscritto dal Procuratore della Repubblica al fine di attestare la qualifica di Pubblico Ufficiale del notaio nonché l’autenticità della sua firma. La caratteristica principale è che il timbro apposto, diverso rispetto a quello della legalizzazione, è identico per grafica e contenuti per tutti i paesi aderenti alla convenzione, al fine di renderlo facilmente riconoscibile tra le autorità dei vari paesi.

È necessaria una traduzione dell’atto notarile?

La traduzione, nella lingua del paese straniero verso il quale è diretto, dell’atto del notaio italiano è necessaria. Il cancelliere del Tribunale oppure un notaio potranno asseverare la dichiarazione dell’interprete relativa alla conformità all’atto della traduzione.

Quali sono i paesi aderenti alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961?

I paesi aderenti alla convenzione sono i seguenti: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela.

La validità di un atto di un notaio italiano in uno stato che ha aderito alla convenzione di Bruxelles

legge esteroOttenere la validità di un atto di un notaio italiano in un paese che ha aderito alla convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata in Italia con L. 106/1990, è molto facile se confrontiamo il relativo procedimento con quello di paesi che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 oppure a quello dei paesi che non hanno aderito ad alcuna convenzione.

In cosa consiste l’ulteriore semplificazione?

In altre postille di questo blog si è rilevato come:

  • siano necessari due passaggi – 1) Procura della Repubblica; 2) Consolato del paese estero di destinazione; – per legalizzare un atto notarile italiano in uno Stato straniero che non ha aderito ad alcuna convenzione internazionale;
  • sia necessario un solo passaggio – 1) Procura della Repubblica; – per validare un documento da usarsi in un paese estero che aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961;
  • l’apostille si compone di una sola fase presso la Procura della Repubblica;
  • in entrambi i procedimenti è necessaria una traduzione giurata da parte di un traduttore.

L’ulteriore semplificazione prevista dalla convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 è rappresentata dall’esonero da qualsiasi forma di legalizzazione o da qualsiasi altra formalità equivalente o analoga (come ad esempio l’apostille). In altre parole, per far valere l’atto notarile italiano in un paese aderente a questa convenzione è sufficiente la firma del notaio e l’apposizione del suo sigillo

È necessaria una traduzione dell’atto notarile?

Come nella procedura ordinaria di legalizzazione e come nella procedura prevista dalla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, anche in questo caso si rende necessario far tradurre l’atto notarile italiano nella lingua del paese estero al quale è destinato.  L’interprete dovrà giurare la conformità al documento italiano della sua traduzione e tale adempimento va eseguito davanti ad un notaio ovvero davanti ad un cancelliere di un Tribunale.

Quali sono i paesi aderenti alla convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987?

I paesi aderenti alla convenzione sono i seguenti: Italia, Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ed Estonia, quest’ultima dal 5 agosto 2014.