Far valere un atto notarile italiano all’estero con l’apostille

da | Ott 11, 2021 | Diritto internazionale | 38 commenti

Non di rado può essere necessario far valere all’estero un atto notarile italiano e le procure che l’ordinamento conosce, in questi casi sono due, ovvero la legalizzazione, certamente la procedura più complessa, e l’apostille, chiamata anche apostilla, una procedura semplificata adottata dai Paesi che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata in Italia con L. 1252/1966.
Questa procedura è più semplice rispetto al procedimento ordinario della legalizzazione, in quanto consente l’apposizione del timbro dell’apostille, standard quanto al suo contenuto per tutti i paesi aderenti, e rilasciata dall’autorità del paese in cui l’atto notarile è stato formato.

In cosa consiste l’apostille?

Mentre il procedimento ordinario di legalizzazione si compone di due fasi distinte che prevedono l’intervento, per gli atti formati in Italia, prima, della Procura della Repubblica e, poi, del consolato del paese estero a cui è destinato l’atto notarile italiano, la procedura dell’apostille si articola in una sola fase.

apostille

La semplificazione dell’apostille consiste nel considerare sufficiente l’intervento della Procura della Repubblica italiana senza che sia necessario recarsi presso il consolato del paese estero. Dal punto di vista pratico, l’apostille si manifesta con un timbro apposto dopo la firma del notaio e sottoscritto dal Procuratore della Repubblica al fine di attestare la qualifica di Pubblico Ufficiale del notaio nonché l’autenticità della sua firma. La caratteristica principale è che il timbro apostille, diverso rispetto a quello della legalizzazione, è identico per grafica e contenuti per tutti i paesi aderenti alla convenzione, al fine di renderlo facilmente riconoscibile tra le autorità dei vari paesi.

Dove si richiede il timbro dell’apostille?

Il timbro dell’apostille viene rilasciato, per quanto concerne gli atti notarili formati in Italia, dall’apposito ufficio della Procura della Repubblica presso il Tribunale competente, mentre per tutti gli altri documenti amministrativi competente ad apporre il timbro dell’apostille è la Prefettura del luogo ove ha sede l’autorità che ha emesso l’atto amministrativo.
Pertanto, se il Notaio rogante ha sede a Milano, il timbro dell’apostille può essere apposto solo presso l’ufficio apostille presso la Procura delle Repubblica del Tribunale di Milano, e non presso altro omologo ufficio presso altro Tribunale.

Che differenza c’è tra postilla e apostille?

Nessuna differenza, in quanto “postilla” è la traduzione in italiano del termine francese “Apostille”. Tutti i trattati internazionali infatti, prevedono per prassi come prima lingua il francese: normalmente i termini utilizzati sono tradotti, ma per prassi, ormai ultradecennale, anche in Italia la “procedura” è identificata con il termine francofono. Sarà quindi più semplice usare, per ogni evenienza, il termine “Apostille” onde non confondere l’interlocutore con altre tipologie di postilla, conosciute dal nostro ordinamento.

Che cosa attesta il timbro dell’apostille?

Il timbro dell’apostille è la speciale attestazione relativa alla qualità legale dell’Autorità rilasciante, e non riguarda in alcun modo il contenuto del documento stesso, che, per quanto concerne gli atti notarili, è di competenza esclusiva del Notaio.
Pertanto l’Ufficio apostille non ha alcuna competenza in ordine al contenuto del documento né ha alcuna autorità per modificarlo in alcun modo.

Ho smarrito il documento originale ove era stata apposta l’apostille, posso ottenerne copia?

No, non è possibile per il competente ufficio rilasciare alcuna copia del documento già apostille, piuttosto sarà necessario chiedere al Notaio rogante il documento apostillato il rilascio di ulteriore copia conforme, e, solo a seguito di ciò sarà possibile richiedere ulteriore timbro, ripetendo la procedura.
Qualora il documento, ove era stata apposta l’apostille, fosse una documento rilasciato dal Notaio rogante in originale, come nel caso di una procura speciale, o di una dichiarazione di esistenza in vita, il documento dovrà essere nuovamente formato, e quindi dovrà essere pagato nuovamente.

Ci sono paesi che hanno abolito l’apostille?

, non è prevista alcuna procedura né di legalizzazione né di apostille per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1968), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).
Tale circostanza comporta, ad esempio, che una procura notarile sottoscritta in Germania, in lingua italiana, può essere utilizzata direttamente dal Notaio rogante italiano, senza necessità di alcuna formalità, cosi come farebbe per la procura stipulata da altro Notaio italiano.

È possibile apporre il timbro dell’apostille su una fotocopia di un atto notarile?

No, il timbro dell’apostille può essere apposto solo sull’originale del documento, o su copia conforme di un atto. Poiché il timbro attesta la veridicità della firma del pubblico ufficiale emittente, non è possibile apporlo su documento che non rechi la sottoscrizione del Notaio che l’ha rogato. Sarà quindi necessario richiedere la copia conforme al Notaio per procedere con il timbro.

È possibile apostillare un’autocertificazione da fare valere all’estero?

No, non è possibile, in quanto la procedura dell’apostille riguarda i soli documenti formati da pubblici Ufficiali, in quanto, come sopra detto, esso consiste in un’attestazione riguardante la qualifica dell’autorità emittente.

Posso fare apostillare una copia conforme all’originale, trasmessami digitalmente dal Notaio rogante?

No, il timbro dell’apostille può essere apposto solo su documenti cartacei e non su documenti firmati digitalmente, cosicché se anche sia stata rilasciata una copia conforme del documento a norma di Legge, essa di per sé non è sufficiente, e comunque dovrà essere richiesta la copia conforme cartacea.

È necessaria una traduzione dell’atto notarile?

La traduzione dell’apostille, nella lingua del paese straniero verso il quale è diretto, è necessaria, e sarà effettuata nel paese ove il documento deve essere fatto valere. È comunque possibile che il documento, sia esso stesso in doppia lingua, perché formato dal Notaio in questo modo e nei soli casi previsti dalla Legge, o perché successivamente alla sua redazione un traduttore ne ha asseverato la traduzione con giuramento.

Quali sono i paesi aderenti alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961?

I paesi aderenti alla convenzione dell’Aja sono i seguenti: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela.

38 Commenti

  1. Max

    Buongiorno. Causa decesso di parente in Svezia: siamo in totale 3 figli di cui 1 vive in Svezia e altri 2 residenti in Italia. Tramite ns fratello in Svezia abbiamo ricevuto il “Power of Attorney Estate” per delegare lui a tutte le operazioni necessarie e successivamente ricevere quanto ci spetta. Tale form è stato compilato con nome della persona deceduta, suo indirizzo e altri dati personali; nome del garante (ns fratello) con tutti i dati richiesti e nome/dati di due testimoni residenti in Italia a garanzia della veridicità di quanto riportato nel form stesso. Infine viene richiesto di autenticare questo form presso “autorità competente”. Qualcuno ha delucidazioni in merito?

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    • Fabrizio Noto

      La svezia aderisce alla convenzione dell’Aja.
      Pertanto si rivolga al professionista autenticante svedese per sapere quale ufficio mette tale timbro.
      F.N.

  2. Marcella

    Buongiorno, sto vendendo un terreno di mia proprietà in Messico (io sono cittadina italiana), ma mi sarà impossibile essere presente quindi l’agenzia mi ha mandato un Power of Attorney (procura) in lingua spagnola che devo tradurre in italiano e che andrà allegato alla compravendita, ma l’agenzia di vendita mi dice che devo mettere una dicitura in calce all’atto senza però specificare esattamente cosa. Mi potete aiutare?
    Grazie in anticipo.

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Va effettuata la c.d. legalizzazione o apostille.
      Il notaio incaricato alla firma della procura si preoccuperà di darle un documento valido per il messico
      cordiali saluti
      GB

    • Natale

      Buonasera,
      mi permetto di dire e di chiedere :
      Come mai un notaio, in Italia, per autenticare con apostille o legalizzazione un Power of attorney estate rilasciato da una banca estera ( che risiede in uno dei paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia) chiede €.300,00 e l’Ambasciata dello stesso Paese estero in Italia per autenticare lo stesso documento non chiede alcun costo e portando il semplice foglio viene autenticato in 5 minuti, con due testimoni della stessa ambasciata , senza alcun costo , neanche diritti o bolli? Qual è e perchè c’è una differenza abissale di costo e di tempo ( dal notaio vanno via dai 2 o più giorni per avere questo Power of attorney estate autenticato) tra le due procedure?

    • Fabrizio Noto

      Il Notai non ha facoltà di apporre nè il timbro dell’apostille nè può legalizzare documenti.
      Non è chiaro dal Suo intervento quale servizio abbia richiesto al Notaio.
      Ad ogni modo alcuna tariffa fissa è prevista per alcuna attività.
      F.N.

  3. Luigi Altieri

    Salve, sono un Geometra. Dovrei fare due procure per la vendita di un immobile in Italia, i proprietarie dei suddetti immobili sono residenti alcuni in Canada e alcuni in Francia. Le procure possono essere redatte dal Notaio Italiano con autentica di firma dei Notai Francese e Canadese?
    Grazie.

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Dipende dalla legge francese/canadese
      GB

  4. Tobias Martin Marchetti

    Salve,

    Le volevo chiedere, un documento di un’unione civile fatta in Argentina e apostillata in Argentina, deve essere legalizzata in Italia? Da quel che so io stesso no, visto che l’apostilla rende il documento valido solo fuori dal territorio argentino.
    La ringrazio per la Sua disponibilità.

    Cordiali saluti
    Tobias Martin Marchetti

    Rispondi
    • Guido Brotto

      L’apostille rendere il documento valido in Italia.
      Sarà necessaria una traduzione in lingua italiana asseverata
      GB

  5. Angelo De Stefano

    Salve,
    devo pubblicare il testamento olografo di mia moglie (italiana) deceduta in Italia, a mio favore (italiano anch’io) e farlo valere in Grecia dove abbiamo un appartamentino cointestato al 50% ciascuno.
    L’apostille andrà apposta al verbale del notaio in italiano oppure (o anche) alla traduzione in greco?
    Occorreranno apostille anche per il certificato di morte e per il certificato di famiglia in italiano (e/o alla loro traduzione greca?).
    Di tutte le dette apostille, se necessarie (quali?) si occuperebbe il notaio? Oppure chi e come?
    Grazie per l’attenzione e complimenti per il vostro utile lavoro.
    Cordiali saluti,
    Angelo De Stefano

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Tutti i documenti vanno apostillati.
      Dia incarico al notaio e vedrà che non deve preoccuparsi di nulla.
      GB

  6. klejda

    Buonasera! E’ possibile fare una procura in Italia per la vendità di un immobile in Albania? Se si, successivamente che apostilla devo far mettere. Sul sito dell’ambasciata Albanese in Italia scrivono al tribunale di competenza…Se si può fare, io avrei intenzione di far fare la traduzione in Albania. Sabbe corretto?

    Rispondi
    • Guido Brotto

      é possibile fare un procura in Italia presso un notaio.
      L’apostille va fatta apporre dal tribunale di competenza del notaio.
      GB

  7. tiziana

    Salve, da un notaio spagnolo ho conferito procura di vendita (l’atto è stato redatto sia in italiano che in spagnolo) ed è stata posta apostilla dall’ordine dei notai sempre in Spagna. Devo fare altro affinchè possa utilizzare l’atto in Italia?

    Rispondi
    • Guido Brotto

      non deve fare altro

  8. Matteo

    Buondi, devo delegare una persona al mio posto con una delega in spagnolo da inviare a Panama presso uffici amministrativi e mi chiedono una nota notariada apostillada. Chiedo e una cosa che può farmi un notaio o devo arrangiarmi da solo? Grazie

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Può incaricare il notaio per far apporre l’apostille

  9. Francesca Crepaldi

    Buongiorno volevo chiedere se è possibile apostillare una visura camerale ordinaria. Una società Spagnola vuole avere attestazione di chi sono gli amministratori di una nostra società Italiana. Non essendoci un atto notarile, l’unico documento in cui compare il CDA è una visura camerale. La ringrazio molto.

    Rispondi
  10. giada

    ho un atto notarile macedone tradotto in italiano da traduttore giurato. devo applicare l’apostille perchè sia valido in italia? o nel caso dove devo recarmi: in macedonia o in procura in italia? grazie.

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Serve l’apostille da apporre in Macedonia presso l’autorità competente.

      Cordialità

  11. irene

    Buongiorno, dovrei fare autenticare una firma per una procura da far valere ad Amsterdam e successivamente far apporre le Apostille . A chi devo rivolgermi? Grazie

    Rispondi
    • Guido Brotto

      un notaio e la competente procura della Repubblica!

      Cordialità

  12. Eda

    Buonasera!Devo appostillare un documento notarile ma non ho la possibilità di andare di persona in procura.In questo caso per delegare questo “compito” ad un’altra persona mi serve una semplice delega scritta a mano a nome di questa persona?Grazie!

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Anche delega scritta con copia del documento del delegante.
      GB

  13. Elena

    Un LPA (Lasting Power of Attorney for Property and Financial Affairs) Inglese, e’ valido in Italia? bisogna avere l’atto di 25 pagine tradotto, o e possibile solo fare tradurre Il’ Notice of Registration of a Lasting Power of Attorney’ (the notice is to confirm registration of a Lasting Power of Attorney Property and Affairs) ?

    Rispondi
    • Guido Brotto

      atto tutto tradotto munito di apostille

  14. Giuseppe

    Buon giorno, ho la necessità di far apostillare dei documenti di società italiane (atto costitutivo, statuto, certificato camerale ecc.) per l’acquisizione di quote di una società rumena. Tutti i documenti già sono corredati del timbro notarile di copia conforme, è possibile far apporre le postille tramite un notaio ? Inoltre dovrei far autenticare le firme dei relativi verbali di assemblea ed anche quest’ultimi devo essere corredati di apostille, è possibile fare tutto presso un notaio?
    Grazie

    Rispondi
    • Guido Brotto

      L’apostille va apposto dall’autorità competente che in Italia è la procura della Repubblica

  15. luciano

    Buonasera, il campo numero 6 dell’ apostille a che data fa riferimento? Grazie

    Rispondi
    • Guido Brotto

      alla data di attestazione

  16. Giuseppe

    Salve, dovrei mettere l’apostilla su ina mia dichiarazione di consenso con timbro del notaio, relativa alla vendita di un immobile in Russia di proprietà diella mia coniuge Russa,a chi devo rivolgermi?

    Rispondi
    • Guido Brotto

      Deve andare nel Tribunale del luogo relativo alla sede del notaio

  17. Francesco SASSO

    Buonasera,
    nel caso di beni mobili (imbarcazioni) acquistati in Croazia, l’atto di compravendita “apostillato” andrebbe comunque registrato all’agenzia delle entrate per formalizzare l’immatricolazione della stressa imbarcazione in Italia?

    Rispondi
    • Guido Brotto

      L’imbarcazione è Croata?

    • Guido Brotto

      Grazie Claudio,
      abbiamo provveduto ad aggiungerlo.

      Guido Brotto notaio in Lecco

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