Le assemblee di società di capitali al tempo del covid-19

da | Apr 21, 2020 | Società | 0 commenti

Di particolare interesse in questo periodo è la questione relativa all’emergenza sanitaria e con essa le misure apprestate per il contenimento del Covid-19 che hanno riguardato, fra le altre, anche le assemblee delle società di capitali e, conseguentemente, l’attività degli studi notarili in questo determinato settore.

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Decreto Cura Italia: si può veramente parlare di novità?

In verità, non si può parlare di vera e propria novità. Il Decreto Legge Cura Italia n. 18/2020 non disciplina nuove fattispecie giuridiche ma, grazie a determinate deroghe, permette l’utilizzo di istituti già ben conosciuti in maniera massiva e generalizzata, con alcuni elementi di novità.

Che cosa è previsto, allora, per le società di capitali?

La norma di riferimento è l’art. 106 del Cura Italia. Il legislatore è intervenuto principalmente in due aree specifiche: la prima riguardante l’approvazione del bilancio e la seconda le modalità di svolgimento delle assemblee.

Quanto all’approvazione del bilancio, il Decreto prevede, in deroga agli articoli 2364, comma secondo, e 2478-bis c.c., che le società possano approvare il bilancio d’esercizio entro 180 giorni, e non entro 120 giorni, dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Quanto alle modalità di approvazione di delibere assembleari è stato previsto che le  S.p.A., le S.a.p.a, le S.r.l., le Cooperative e le Mutue Assicuratrici possano essere approvate mediante:

  • voto prestato in via elettronica o per corrispondenza;
  • assemblea che si riunisce mediante mezzi di telecomunicazione;
  • assemblea costituita con il notaio (o altro soggetto verbalizzante) e il presidente dell’assemblea ubicati in luoghi diversi.

Le assemblee possono essere ricevute dal notaio sia in modalità contestuale sia in modalità differita.

Cosa sono il voto per corrispondenza e il voto elettronico?

Il voto per corrispondenza è la modalità attraverso la quale il titolare del diritto di voto, informato in anticipo sulle proposte di deliberazione, esprime il proprio voto antecedentemente alla votazione che si svolgerà in assemblea. A tal riguardo, l’avviso di convocazione deve indicare la possibilità di esercitare il diritto di voto per corrispondenza e i modi per ottenere la scheda di voto.

Di diversa portata è il voto elettronico. Il voto elettronico si differenzia rispetto al voto per corrispondenza perché è un voto espresso in tempo reale nel corso dell’assemblea mediante sistemi informatici (ad esempio un messaggio firmato digitalmente e inviato mediante PEC).

Tali metodologie sono innovative perché preludono un progressivo abbandono del metodo collegiale come tradizionalmente inteso. Evidentemente chi vota per corrispondenza privilegia l’aspetto di voler, comunque, concorrere alla formazione della volontà assembleare pur nell’affievolimento del diritto alla partecipazione all’adunanza nella quale si forma detta volontà. Peraltro, l’espressione del voto per corrispondenza comporta che chi esprime detto voto concorre, oltre che ovviamente alla formazione del quorum deliberativo, anche alla formazione del quorum costitutivo.

Che cosa si intende per assemblea completamente telematica?

Un’importante novità del Decreto Legge Cura Italia non è tanto la possibilità che l’assemblea possa tenersi telematicamente, procedura questa già disciplinata da tempo. La vera innovazione, piuttosto, riguarda le prassi operative delle assemblee c.d. telematiche.

In primo luogo, l’assemblea c.d. a distanza può essere tenuta anche in deroga alle disposizioni statutarie. Ciò significa che anche se tale modalità di riunione è vietata statutariamente, in questo periodo di emergenza la società se ne può comunque avvalere.
In secondo luogo, allo scopo di evitare assembramenti, non è necessaria la presenza fisica nello stesso posto di tutti i soggetti coinvolti. Perciò, il notaio potrà trovarsi, differentemente dalla passata disciplina, in un luogo diverso rispetto a quello ove si trovi il Presidente dell’assemblea. Fino ad oggi, infatti, si è sempre ritenuto che l’assemblea c.d. “telematica” fosse legittima solo nel caso in cui il soggetto verbalizzante (il notaio) si trovasse nello stesso luogo del presidente dell’assemblea.

Quest’ultimo aspetto è significativo da più punti di vista in quanto:

– il notaio non deve attestare l’identità personale del Presidente in atto, in quanto un’assemblea così fatta dà luogo a un atto sottoscritto dal solo notaio; resta inteso che il notaio verbalizzate dovrà, comunque, aver cura di identificare il presidente della riunione (ad esempio facendosi inviare il documento di identità e facendo una videochiamata con applicazioni quali WhatsApp, Facetime o Zoom prima della riunione, per accertarsi che la persona sia effettivamente quella rappresentata nel documento);

– il luogo di stipula e, quindi, il luogo di convocazione risulterà essere quello ove si trova il notaio (o il soggetto verbalizzante), salvo precisare che secondo parte della dottrina il luogo di stipula è rappresentata dalla web room virtuale ove l’assemblea si svolge.

Modifiche statutarie di S.R.L. assunte mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto.

Controversa risulta l’interpretazione del terzo comma dell’art. 106 del Cura Italia. In forza di tale comma, è consentito alle S.r.l., anche in deroga allo statuto e a quanto previsto dall’art. 2479, quarto  comma, del Codice civile, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta ovvero consenso espresso per iscritto. In altri termini, in questo periodo di emergenza, le S.r.l. possono abdicare al sistemare assembleare per modificare lo Statuto Sociale, usando appunto le modalità appena citate. In particolare:

– la consultazione scritta prevede un unico documento contenente un progetto di decisione, che viene fatto circolare fra tutti i soci, che lo sottoscrivono in tempi diversi;

– nel consenso espresso per iscritto, ciascun socio provvede ad esprimere separatamente il proprio consenso nella copia del documento che viene trasmesso individualmente a ciascuno di essi.

Resta inteso che la norma non è tale da derogare il controllo di legalità del notaio, previsto dall’art. 2480 c.c., come richiamato dall’art. 2436 c.c., ragion per cui, nel caso di modifiche statutarie, si dovrà procedere a far omologare la decisione dei soci così assunta dal notaio. Questo intervento è, altresì, necessario per dare una forma idonea all’atto per accedere al Registro Imprese. L’atto notarile avrà la forma di un atto di deposito della documentazione, comprovante l’avvenuta decisione dei soci e contenente la dichiarazione dell’organo amministrativo che vi è la maggioranza necessaria all’assunzione della decisione.

Le novità in merito alle assemblee sono permanenti?

Ad oggi, le novità e le deroghe alla disciplina ordinaria in materia assembleare non hanno carattere definitivo e saranno applicabili per le assemblee convocate sino al 31 luglio 2020.

Vi è da sottolineare che in nessun caso le deroghe in materia societaria possono essere, ad oggi, applicate in ambiti negoziali di tipo immobiliare o testamentario.

Esempio redazionale di un verbale di assemblea dei soci contestuale ex art. 106 del Cura Italia
Repertorio n.   Raccolta n.

VERBALE DI ASSEMBLEA DEI SOCI
DI SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA
REPUBBLICA ITALIANA

Il giorno venti aprile duemilaventi.
In Lecco, via Balicco n. 61.

Io sottoscritto Dott. Guido Brotto notaio in Lecco, iscritto nel Ruolo del Collegio Notarile dei Distretti Riuniti di Como e Lecco,

PROCEDO

alla contestuale redazione del verbale di assemblea dei soci della società:

“ALFA S.R.L.”,

società di nazionalità italiana, con sede in Lecco, Corso Promessi Sposi n. 7, con capitale sociale di euro 10.000,00 interamente versato, codice fiscale 0101010101010 coincidente con il numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di Como-Lecco, nonché iscritta al R.E.A. al n. LC-345678, convocata in questo giorno, luogo, alle ore nove in punto e nella quale si è discusso e deliberato sul seguente

ORDINE DEL GIORNO

* trasferimento della sede sociale nel comune di Milano;
* deliberazioni inerenti e conseguenti;

SU RICHIESTA

dell’Amministratore Unico Rossi Mario, nato a Padova (PD) il giorno 8 maggio 1954, di cittadinanza italiana, domiciliato per la carica presso la sede sociale, collegato in videoconferenza, ai sensi dell’art. 106 D.L. 18/2020, a mezzo dell’applicazione zoom.

Io notaio, pertanto, come sopra richiesto, do atto che sono presente di persona solo io notaio, come consentito dall’art. 106 D.L. 18/2020 e che ai sensi dell’art. 23 dello statuto sociale, assume la Presidenza dell’Assemblea il suddetto presidente della società, il quale

CONSTATA

1) che questa assemblea è stata indetta irritualmente, ai sensi dell’art. 2479-bis, ultimo comma, del codice civile e dell’art. 24 del vigente Statuto sociale;

2) che sono presenti in audioconferenza, in deroga alle previsioni statutarie ai sensi dell’art. 106 del D.L. 18/2020, i soci rappresentanti il 100% (cento per cento) del capitale sociale, in persona dei soci indicati nel foglio presenze che si allega al presente atto sotto la lettera “A”;

3) che è presente in audioconferenza, in deroga alle previsioni statutarie ai sensi dell’art. 106 del D.L. 18/2020, l’amministratore unico in persona di Mario Rossi;

4) che la società legittimamente non ha un organo di controllo;

ACCERTA

l’identità e la legittimazione dei presenti con mezzi idonei, previa verifica della stabilità e della funzionalità del collegamento in videoconferenza,

DICHIARA

validamente costituita la presente assemblea in forma totalitaria, essendo presente tutto il capitale sociale ed essendo presenti ovvero informati tutti i componenti delle cariche sociali e dichiarandosi tutti sufficientemente informati nessuno si oppone alla trattazione di quanto posto all’ordine del giorno.

Prende la parola il Presidente il quale, anche nella qualità di Amministratore unico della società, chiarisce le ragioni per le quali si rende necessario trasferire la sede legale da Lecco a Milano. Il Presidente precisa che nella vecchia sede non continuerà alcuna attività.

Il presidente precisa che la presente delibera avendo ad oggetto una modifica statutaria, ai sensi dell’art. 2479-bis, terzo comma, c.c., è adottata con il voto favorevole di almeno la metà del capitale sociale, non essendoci previsioni statutarie che richiedano maggioranze più elevate.

Il presidente dell’assemblea precisa che:

– l’avviso di convocazione, ai sensi dell’art. 106 D.L. 18/2020, consente ai soci il voto per corrispondenza e che il socio Tizio, si è avvalso di detta facoltà, ed ha inviato con mezzi idonei, la sua  scheda di voto favorevole alla delibera;
– il testo di proposta della delibera è stato inviato al domicilio dei soci in tempi e modalità idonee.

Il presidente dell’assemblea, dopo esauriente discussione, invita quindi i soci ad esprimere le loro intenzioni di voto.

Risultano aver votato:

A favore: tutti i soci presenti;
Astenuto: nessun socio;
Contrario: nessun socio.

Vengono proclamati i risultati delle votazioni e l’Assemblea con votazione assunta con voto orale palese e per corrispondenza come accertato personalmente dal Presidente, all’unanimità

DELIBERA

– I –

di trasferire la sede legale da Lecco a Milano. Ai fini dell’iscrizione nel registro delle imprese, l’indirizzo della sede sociale è stabilito in Via Intra n. 3.

– II –

di prendere atto che l’art. 2 dello statuto sociale rimane adeguato come segue:

“Art. 2 – SEDE SOCIALE

La società ha sede sociale in Milano”.

– III –

di dare mandato all’Organo gestorio pro tempore in carica della società a dare esecuzione alla deliberazione testé assunta ed a provvedere alle pubblicazioni di legge del presente verbale, con facoltà di introdurre quelle modifiche che fossero eventualmente richieste in sede di provvedimenti di legge o da pubbliche Autorità, con particolare riferimento all’iscrizione del presente Atto presso il competente Registro delle imprese.

Null’altro essendovi da deliberare in relazione agli argomenti di cui al suesposto ordine del giorno, il Presidente accertati gli esiti delle votazioni ne proclama i risultati e dichiara sciolta l’Assemblea alle ore nove e dieci minuti.

Il presidente dell’assemblea precisa che il sistema di collegamento remoto adottato ha:

– garantito l’identificazione dei presenti;
– consentito il rispetto del metodo collegiale, dei principi di buona fede e del principio di parità tra soci;
– consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione in relazione a quanto trattato nell’ordine del giorno.

Io notaio, quale soggetto verbalizzante, attesto che il sistema di collegamento mi ha permesso di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione.

Mario Rossi consegna telematicamente a me notaio lo statuto sociale nella sua forma aggiornata per allegarlo al presente atto sotto la lettera “B”.
Si specifica che la società non è titolare di diritti reali su beni mobili registrati né di diritti reali immobiliari.
Le spese del presente verbale sono a carico della società.

Io notaio ho ricevuto il presente verbale, che consta di foglio scritto su  pagine in parte da persona di mia fiducia sotto la mia direzione e in parte da me notaio.

Sottoscritto alle ore

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