Far valere un atto notarile italiano all’estero con l’apostille

Non di rado può essere necessario far valere all’estero un atto notarile italiano e le procure che l’ordinamento conosce, in questi casi sono due, ovvero la legalizzazione, certamente la procedura più complessa, e l’apostille, chiamata anche apostilla, una procedura semplificata adottata dai Paesi che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata in Italia con L. 1252/1966.
Questa procedura è più semplice rispetto al procedimento ordinario della legalizzazione, in quanto consente l’apposizione del timbro dell’apostille, standard quanto al suo contenuto per tutti i paesi aderenti, e rilasciata dall’autorità del paese in cui l’atto notarile è stato formato.

In cosa consiste l’apostille?

Mentre il procedimento ordinario di legalizzazione si compone di due fasi distinte che prevedono l’intervento, per gli atti formati in Italia, prima, della Procura della Repubblica e, poi, del consolato del paese estero a cui è destinato l’atto notarile italiano, la procedura dell’apostille si articola in una sola fase.

La semplificazione dell’apostille consiste nel considerare sufficiente l’intervento della Procura della Repubblica italiana senza che sia necessario recarsi presso il consolato del paese estero. Dal punto di vista pratico, l’apostille si manifesta con un timbro apposto dopo la firma del notaio e sottoscritto dal Procuratore della Repubblica al fine di attestare la qualifica di Pubblico Ufficiale del notaio nonché l’autenticità della sua firma. La caratteristica principale è che il timbro apostille, diverso rispetto a quello della legalizzazione, è identico per grafica e contenuti per tutti i paesi aderenti alla convenzione, al fine di renderlo facilmente riconoscibile tra le autorità dei vari paesi.

Dove si richiede il timbro dell’apostille?

Il timbro dell’apostille viene rilasciato, per quanto concerne gli atti notarili formati in Italia, dall’apposito ufficio della Procura della Repubblica presso il Tribunale competente, mentre per tutti gli altri documenti amministrativi competente ad apporre il timbro dell’apostille è la Prefettura del luogo ove ha sede l’autorità che ha emesso l’atto amministrativo.
Pertanto, se il Notaio rogante ha sede a Milano, il timbro dell’apostille può essere apposto solo presso l’ufficio apostille presso la Procura delle Repubblica del Tribunale di Milano, e non presso altro omologo ufficio presso altro Tribunale.

Che differenza c’è tra postilla e apostille?

Nessuna differenza, in quanto “postilla” è la traduzione in italiano del termine francese “Apostille”. Tutti i trattati internazionali infatti, prevedono per prassi come prima lingua il francese: normalmente i termini utilizzati sono tradotti, ma per prassi, ormai ultradecennale, anche in Italia la “procedura” è identificata con il termine francofono. Sarà quindi più semplice usare, per ogni evenienza, il termine “Apostille” onde non confondere l’interlocutore con altre tipologie di postilla, conosciute dal nostro ordinamento.

Che cosa attesta il timbro dell’apostille?

Il timbro dell’apostille è la speciale attestazione relativa alla qualità legale dell’Autorità rilasciante, e non riguarda in alcun modo il contenuto del documento stesso, che, per quanto concerne gli atti notarili, è di competenza esclusiva del Notaio.
Pertanto l’Ufficio apostille non ha alcuna competenza in ordine al contenuto del documento né ha alcuna autorità per modificarlo in alcun modo.

Ho smarrito il documento originale ove era stata apposta l’apostille, posso ottenerne copia?

No, non è possibile per il competente ufficio rilasciare alcuna copia del documento già apostille, piuttosto sarà necessario chiedere al Notaio rogante il documento apostillato il rilascio di ulteriore copia conforme, e, solo a seguito di ciò sarà possibile richiedere ulteriore timbro, ripetendo la procedura.
Qualora il documento, ove era stata apposta l’apostille, fosse una documento rilasciato dal Notaio rogante in originale, come nel caso di una procura speciale, o di una dichiarazione di esistenza in vita, il documento dovrà essere nuovamente formato, e quindi dovrà essere pagato nuovamente.

Ci sono paesi che hanno abolito l’apostille?

Sì, non è prevista alcuna procedura né di legalizzazione né di apostille per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1968), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).
Tale circostanza comporta, ad esempio, che una procura notarile sottoscritta in Germania, in lingua italiana, può essere utilizzata direttamente dal Notaio rogante italiano, senza necessità di alcuna formalità, cosi come farebbe per la procura stipulata da altro Notaio italiano.

È possibile apporre il timbro dell’apostille su una fotocopia di un atto notarile?

No, il timbro dell’apostille può essere apposto solo sull’originale del documento, o su copia conforme di un atto. Poiché il timbro attesta la veridicità della firma del pubblico ufficiale emittente, non è possibile apporlo su documento che non rechi la sottoscrizione del Notaio che l’ha rogato. Sarà quindi necessario richiedere la copia conforme al Notaio per procedere con il timbro.

È possibile apostillare un’autocertificazione da fare valere all’estero?

No, non è possibile, in quanto la procedura dell’apostille riguarda i soli documenti formati da pubblici Ufficiali, in quanto, come sopra detto, esso consiste in un’attestazione riguardante la qualifica dell’autorità emittente.

Posso fare apostillare una copia conforme all’originale, trasmessami digitalmente dal Notaio rogante?

No, il timbro dell’apostille può essere apposto solo su documenti cartacei e non su documenti firmati digitalmente, cosicché se anche sia stata rilasciata una copia conforme del documento a norma di Legge, essa di per sé non è sufficiente, e comunque dovrà essere richiesta la copia conforme cartacea.

È necessaria una traduzione dell’atto notarile?

La traduzione dell’apostille, nella lingua del paese straniero verso il quale è diretto, è necessaria, e sarà effettuata nel paese ove il documento deve essere fatto valere. È comunque possibile che il documento, sia esso stesso in doppia lingua, perché formato dal Notaio in questo modo e nei soli casi previsti dalla Legge, o perché successivamente alla sua redazione un traduttore ne ha asseverato la traduzione con giuramento.

Quali sono i paesi aderenti alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961?

I paesi aderenti alla convenzione dell’Aja sono i seguenti: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela.